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RL #014: Gut geführte und erfolgreiche Meetings

Diese Reading List sammelt Ideen und Publikationen zum Thema Meetings, Besprechungen und Konferenzen.

Teammeetings, Projektmeetings, Vereinsbesprechungen und Konferenzvorbereitung. Beeindruckend ist, wie unterschiedlich Meetings geführt und erlebt werden. Ganz ohne Fokus auf online Meetings, sammelt diese Reading List Publikationen und Ideen zum Thema.

Gut geführte Meetings

Gute Meetings sparen Zeit und sind produktiv. Sie schaffen ein angenehmes Klima und vermitteln Wertschätzung. Sie erreichen ein Ziel, einen Kompromiss oder eine Gesprächsgrundlage für folgende Zusammentreffen. Es gibt dafür ein paar Grundvoraussetzungen. Räume mit Fenstern gehören dazu. Eine Agenda, an der noch gedreht und geschraubt werden kann. Raum für Gespräche abseits der Agenda und, je nach Anlass, zumindest die Aussicht auf Verpflegung.

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Dann aber beginnt das Meeting. Auf seinem Streaming-Channel erklärt Max Castéra das 1969 von Bruce Tuckman erstellte Modell von Gruppendynamiken. Es zeigt die Phasen eines (beruflichen?) Zusammentreffens. In seinem Modell unterteilt Tuckman Meetings in Forming, Storming, Norming, Performing (Abstract zu Bruce Tuckman’s Originaltext). Die für mich bedeutendste Erkenntnis dabei war, wie wichtig Zeit für das Schaffen von Gruppendynamik ist, und die Tatsache, dass sich Ziel und Zeit relational verhalten. Und darauf kann man Einfluss nehmen.

Gruppendynamik in Meetings gestalten

Sollten Sie ein Meeting auf einer Alm oder Selbstversorgerhütte organisieren, finden Sie hier den Katalog für gruppendynamische Übungen des Österreichischen Jugendrotkreuz (deutsch). „Know your own Team! schreibt aber auch Mindtool in Improving group dynamics (engl.). Aufschlussreich ist auch die Liste zu dominanten Charakteren innerhalb Gruppen. Die umfassendste aller Listen zum leiten von Meetings, Seminaren und gruppendynamischen Prozessen aller Art, stammt von Kevin Yee et al. Er sammelt 289 frei zugängliche und nachvollziehbar kategorisierte Ideen für Interaktionen (in engl.).

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Tagesordnung und Zeitgefühl

Wir beginnen mit Arbeitsmeetings. Die perfekte Tagesordnung gibt es, glaub ich, nicht. Überlegungen zum Thema Tagesordnungen und Templates für Tagesordnungen gibt es zur genüge. Etwa hier und hier. Nehmen wir dann noch das aktive Gestalten der Gruppendynamik in die Tagesordnung mit auf, dann zeigt sich meist, dass das Programm ambitioniert ist. Es bietet sich an, die Produktivität zu steigern.

Sie könnten die Zeit zur Lösungsfindung minimieren. 1999 argumentierten Bluedorn et al. im Journal of Applied Psychology, dass Meetings bei denen Menschen stehen, 34% weniger Zeit benötigen um zu Lösungen kommen. 56 Gruppenkonstellationen wurden miteinander verglichen.

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Zur aktiven (Zeit-)Gestaltung gibt es noch andere Ideen. Zum Beispiel die Pomodoro-Technique (App Empfehlungen). Der Timer organisiert den eigenen, aber auch gruppendynamische Arbeitsprozesse in 25-minütigen Intervallen mit Pausen. In den Pausen oder zu Beginn einer längeren Einheit bieten sich Übungen zur Aktivierung von Körper und Geist an (z.B. der Active Meetings Guide der Emory University) (in engl.). Radikalere Ansätze finden sich bei den 16 Out of the Box Meeting Ideas von the Great Barn. Rausgehen, Kaffee trinken. Radikal?

Gute Meetings

Ich verlasse das Zusammentreffen mit einem guten Gefühl, weiß dass wir einen Schritt weitergekommen sind. Ich habe neue Ideen. Es gab kreative und produktive Phasen. Und Pausen.

Viele der Meetings, die ich besuchen durfte, waren gut organisiert und hervorragend geleitet: Rhetorik, strategische Empathie und paraverbale Aspekte in Meetings. Es kündigen sich weitere Reading Lists an.