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RL #014: Well-run and successful meetings

Team meetings, project meetings, informal gatherings, and conferences. It is impressive how different meetings are conducted and experienced. Without focusing on online meetings, this reading list collects publications and ideas on the topic.

Well-managed meetings

Good meetings save time and are productive. They create a pleasant atmosphere and convey appreciation. They achieve a goal, a compromise, or a basis for discussion for subsequent meetings. Some basic requirements apply. A room with windows is one of them. An agenda that can still be adjusted and modified. Space for discussions beyond the agenda and, depending on the meeting occasion, at least the prospect of catering.

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But then the meeting begins. On his streaming channel, Max Castéra explains the model of group dynamics created by Bruce Tuckman in 1969. It shows the four phases of a (professional?) get-togethers. In his model, Tuckman divides meetings into Forming, Storming, Norming, Performing (Abstract to Tuckman’s original). The most significant insight for me was how important time is for creating group dynamics, and the fact that goal and time are relational. And you can influence that.

Shaping group dynamics in meetings

If you are organizing a meeting on an alpine pasture or self-catering hut, you can find the catalogue for group dynamics exercises of the Austrian Youth Red Cross. “Know your own Team! writes Mindtool in Improving group dynamics. The list of dominant characters within groups is also informative. The most comprehensive list for leading and shaping meetings and seminars is from Kevin Yee et al. He collects 289 freely accessible and comprehensibly categorized ideas for interactions.

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Agenda and sense of time

I start with work situations. I don’t think the perfect agenda exists. There are, however, plenty of considerations on the topic. See here and here. If we then include the active shaping of group dynamics in the agenda, it usually becomes apparent that the program is ambitious. Boosting productivity comes in handy.

You could minimize the time to find solutions. In 1999, Bluedorn et al. argued in the Journal of Applied Psychology that meetings in which people stand, take 34% less time to reach solutions. The scientists compared the solution-finding process of 56 group constellations.

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There are other ideas for active (time) management. For example, the Pomodoro Technique (app recommendations). The timer organizes one’s own, but also groups dynamic work processes in 25-minute intervals with breaks. During breaks or at the beginning of a longer session, you can exercise and activate your body and mind (e.g. the Active Meetings Guide der Emory University). More radical approaches are in the 16 Out of the Box Meeting Ideas by the Great Barn. Get out, drink coffee. Radical?

Good Meetings

I leave with a good feeling, knowing that we have taken a step forward. I have new ideas. There were creative and productive phases. And breaks.

I attended many well organized and excellently led meetings. People with marvellous skills in rhetoric, strategic empathy, and para-verbal aspects. But his is for further reading lists to come.

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RL #014: Gut geführte und erfolgreiche Meetings

Teammeetings, Projektmeetings, Vereinsbesprechungen und Konferenzvorbereitung. Beeindruckend ist, wie unterschiedlich Meetings geführt und erlebt werden. Ganz ohne Fokus auf online Meetings, sammelt diese Reading List Publikationen und Ideen zum Thema.

Gut geführte Meetings

Gute Meetings sparen Zeit und sind produktiv. Sie schaffen ein angenehmes Klima und vermitteln Wertschätzung. Sie erreichen ein Ziel, einen Kompromiss oder eine Gesprächsgrundlage für folgende Zusammentreffen. Es gibt dafür ein paar Grundvoraussetzungen. Räume mit Fenstern gehören dazu. Eine Agenda, an der noch gedreht und geschraubt werden kann. Raum für Gespräche abseits der Agenda und, je nach Anlass, zumindest die Aussicht auf Verpflegung.

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Dann aber beginnt das Meeting. Auf seinem Streaming-Channel erklärt Max Castéra das 1969 von Bruce Tuckman erstellte Modell von Gruppendynamiken. Es zeigt die Phasen eines (beruflichen?) Zusammentreffens. In seinem Modell unterteilt Tuckman Meetings in Forming, Storming, Norming, Performing (Abstract zu Bruce Tuckman’s Originaltext). Die für mich bedeutendste Erkenntnis dabei war, wie wichtig Zeit für das Schaffen von Gruppendynamik ist, und die Tatsache, dass sich Ziel und Zeit relational verhalten. Und darauf kann man Einfluss nehmen.

Gruppendynamik in Meetings gestalten

Sollten Sie ein Meeting auf einer Alm oder Selbstversorgerhütte organisieren, finden Sie hier den Katalog für gruppendynamische Übungen des Österreichischen Jugendrotkreuz (deutsch). “Know your own Team! schreibt aber auch Mindtool in Improving group dynamics (engl.). Aufschlussreich ist auch die Liste zu dominanten Charakteren innerhalb Gruppen. Die umfassendste aller Listen zum leiten von Meetings, Seminaren und gruppendynamischen Prozessen aller Art, stammt von Kevin Yee et al. Er sammelt 289 frei zugängliche und nachvollziehbar kategorisierte Ideen für Interaktionen (in engl.).

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Tagesordnung und Zeitgefühl

Wir beginnen mit Arbeitsmeetings. Die perfekte Tagesordnung gibt es, glaub ich, nicht. Überlegungen zum Thema Tagesordnungen und Templates für Tagesordnungen gibt es zur genüge. Etwa hier und hier. Nehmen wir dann noch das aktive Gestalten der Gruppendynamik in die Tagesordnung mit auf, dann zeigt sich meist, dass das Programm ambitioniert ist. Es bietet sich an, die Produktivität zu steigern.

Sie könnten die Zeit zur Lösungsfindung minimieren. 1999 argumentierten Bluedorn et al. im Journal of Applied Psychology, dass Meetings bei denen Menschen stehen, 34% weniger Zeit benötigen um zu Lösungen kommen. 56 Gruppenkonstellationen wurden miteinander verglichen.

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Zur aktiven (Zeit-)Gestaltung gibt es noch andere Ideen. Zum Beispiel die Pomodoro-Technique (App Empfehlungen). Der Timer organisiert den eigenen, aber auch gruppendynamische Arbeitsprozesse in 25-minütigen Intervallen mit Pausen. In den Pausen oder zu Beginn einer längeren Einheit bieten sich Übungen zur Aktivierung von Körper und Geist an (z.B. der Active Meetings Guide der Emory University) (in engl.). Radikalere Ansätze finden sich bei den 16 Out of the Box Meeting Ideas von the Great Barn. Rausgehen, Kaffee trinken. Radikal?

Gute Meetings

Ich verlasse das Zusammentreffen mit einem guten Gefühl, weiß dass wir einen Schritt weitergekommen sind. Ich habe neue Ideen. Es gab kreative und produktive Phasen. Und Pausen.

Viele der Meetings, die ich besuchen durfte, waren gut organisiert und hervorragend geleitet: Rhetorik, strategische Empathie und paraverbale Aspekte in Meetings. Es kündigen sich weitere Reading Lists an.